Organisation quand tu nous tiens

Comme ma chère collègue Laurence, je suis une férue d'organisation. J'ai utilisé de nombreux outils ces dernières années et, vu que c'est bientôt la rentrée et qu'il est temps de remettre de l'ordre dans nos bureaux, je me propose de vous présenter ceux que j'utilise en ce moment.

Comme vous allez-voir, je suis plutôt du côté des outils papiers plutôt que du tout électronique... Mais à chacun son truc !

Le journal

J'utilise un seul et même journal à la fois pour mon organisation personnelle et professionnelle. J'ai essayé d'en avoir deux différents mais le fait est que je préfère tout noter à un seul endroit : comme ça, si des idées me viennent pour ma liste des courses en plein milieu de la journée, je n'ai pas besoin de sortir un autre carnet ou de dégainer mon smartphone. Tout va au même endroit. Du coup, c'est un peu en vrac, mais au moins je suis sûre d'avoir toujours tout sous la main.

Mon prochain journal, décoré par Julia.

Pourquoi un journal papier ? Parce que c'est joli déjà. (Oui, oui, ça compte.)
Et parce que ça me permet de faire des petits dessins, des mind maps et même de l'art journaling à mes moments perdus, sans avoir à cogiter sur le logiciel approprié.
Aussi parce que je suis une adepte de l'écriture manuelle. Je réfléchis mieux quand j'écris. De plus, j'écris beaucoup dans les transports et, on dira ce qu'on voudra, taper sur un clavier virtuel, c'est pas ultra pratique.
Enfin, je suis beaucoup plus rapide pour prendre des notes manuelles pendant conférences et ateliers. Parce que je suis une amatrice d'abréviations et de grandes flèches dans tous les sens. Du coup, j'estime que ça vaut le coup d'avoir à tout retaper une fois rentrée. Et c'est toujours bien pour remettre de l'ordre dans les structures parfois sibyllines des présentations de certains conférenciers...

Du mind-mapping dans un précédent journal.

Les listes

Importante partie de mon journal, les listes hebdomadaires que je mets à jour chaque lundi en arrivant au bureau. Sur une double page, je note d'un côté ma liste pro et de l'autre ma liste perso.
Pour ma liste pro, j'utilise la technique présentée par le Bullet Journal.
J'ai testé leur système d'index que j'ai rapidement abandonné : je n'ai pas suffisamment de pages consacrées à des thèmes particuliers pour que ça en vaille la peine. À la place, je fais des marque-pages en masking-tape : c'est plus joli. Et plus la peine de s'embêter à numéroter toutes les pages.

Des marque-pages au masking-tape dans mon journal actuel...

Le calendrier au mois ne m'est pas super utile vu que j'utilise d'autres outils (voir plus bas), mais j'aime bien l'idée de la liste de tâches du mois histoire de mettre en exergue les gros projets à venir.

Calendrier et tâches du mois d'août

Du coup, la seule chose que j'ai vraiment gardé, c'est leur façon de faire des listes. Des ronds pour les rendez-vous, des carrés pour les choses à faire, avec des sous-listes quand il y a plusieurs choses à accomplir pour un même point. J'ajoute des couleurs par thème (mon chartership en bleu ciel, mes formations à préparer en vert...) et j'utilise des types de stylos différents pour distinguer le pro (au feutre) du perso (au bic).

Mes to-do lists de cette semaine.

Pour prioriser les points de ma to-do list, j'utilise cette technique : l'idée c'est, au lieu de faire le plus facile ou le moins déplaisant en premier, de s'atteler à sa liste tâches selon le modèle suivant.

Pour adapter ce modèle à votre propre activité, remplacez "training" par votre mission principale.

Je fais en premier les taches de l'encart 1 sur le graph : celles qui auront le plus d'impact sur ma mission d'enseignement avec un effort minimal. Puis je passe au 2 (fort impact mais beaucoup d'efforts demandé), au 3 (peu d'impact et peu d'effort : ce sont souvent les tâches les plus amusantes) et au 4 (peu d'impact, beaucoup d'effort).
Je mets en évidence les tâches que j'ai décidées comme étant prioritaires avec des petites étoiles. Just because.
Et parfois je fais des tâches d'importance moindre avant des tâches plus importantes parce que personne n'est parfait. Et que c'est plus amusant de mettre à jour le Twitter de la bib que de courir après des profs réticents à l'idée de toute formation.

Les calendriers

Concernant les calendriers, les outils électroniques restent à mon sens indispensables.
L'épine dans mon pied actuellement c'est que le système de mon établissement est si fermé que je ne peux pas faire apparaître mon calendrier professionnel dans mon calendrier Google personnel. Du coup, je copie-colle à la main les informations concernant mes rendez-vous à l'extérieur pour être sûre d'avoir l'adresse de la conférence de demain bien au chaud dans mon téléphone.

Mais afin d'avoir une vue d'ensemble de mes training sessions sur l'année, j'utilise aussi un calendrier papier colorié au feutre, posé bien en évidence sur mon bureau. Il m'aide à planifier l'organisation de mes sessions à l'avance et à anticiper les périodes de rush.

Mon calendrier pour l'année 2014-2015 commence déjà à être bien rempli !

Le suivi de mes classes

Enfin, outil majeur dans mon organisation, tout mon arsenal de classeurs Excel.

Mon outil de base, c'est la liste des différentes classes de mon établissement, classées par niveau, avec mention de mes tentatives de communication avec les tuteurs et des cours que j'ai donnés ou qui vont avoir lieu. Ça me permet de voir où j'en suis dans mon but de donner des formations à tous les doctorants par exemple, et quelles sont les classes qu'il me reste encore à atteindre.

Mes classes de doctorants. En blanc : celles pour lesquelles je n'ai pas encore réussi à organiser de formations.

Deuxième outil, indispensable dans cette période de pré-rentrée, un tableau récapitulant où j'en suis dans la préparation des différents cours que j'ai à donner sur les prochains mois. Comme je vais en avoir plusieurs par jour en septembre, il faut que tout soit au cordeau bien à l'avance !

Ma check-list pour mes formations de septembre. Si c'est en vert, c'est prêt !

Enfin, le dernier outil sur lequel se base en fait le précédent tableau, ce sont mes plans de sessions pour chaque classe. En plus d'inclure le plan détaillé de la formation, j'inclus en première page une check-list très complète notant toutes les choses que je dois mettre en place avant une formation.
Une fois que ma session est bien calée, j'imprime le tout comme ça je peux "checker" chaque point à la main au fur et à mesure de mon travail... Parce que ça fait tellement plaisir de voir les choses ainsi avancer !

La première page de mon modèle de récapitulatif de session, avec sa to-do list interminable...

Mais ça, je vous en parlerais peut-être plus en détail une prochaine fois...


Toutes les images de ce post ont été créées par mes soins en août 2014.
Ce texte et ces photos sont mis à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Partage à l'Identique 2.0 Générique.